Frais de déplacement pour vos séances photo
Vous cherchez un photographe professionnel à proximité de Carcassonne, je basé à Villeneuve Minervois (Aude, Occitanie) ?
Je me déplace avec plaisir dans toute l'Occitanie et, sur demande, partout en France (ou même à l'étranger) pour vos séances photo et reportages. Mon objectif est simple : que chacun paie le juste prix pour les frais de déplacement, que vous habitiez tout près de Carcassonne ou à l'autre bout du pays.
Pourquoi des frais de déplacement ?
En tant que photographe professionnel, mes coûts ne s'arrêtent pas à la simple prise de vue. Quand je me déplace pour vous rejoindre, je dois prendre en compte :
Frais kilométrique ( carburant et l'usure du véhicule, entretien, pneus, assurance, etc.).
Temps compensatoir (Le temps de trajet, une période où je ne peux ni travailler sur d'autres projets ni retoucher des photos). Ce temps est précieux et doit être valorisé.
Les péages, si l'itinéraire passe par des autoroutes ou routes payantes.
Pour une approche juste, j'ai mis en place une formule équitable : les 25 premiers kilomètres depuis Villeneuve Minervois sont offerts.
Au-delà, le calcul est proportionnel à la distance réelle. Vous ne payez que ce qui dépasse ce rayon gratuit.
Comment sont calculés mes frais de déplacement ?
Mes frais de déplacement se divisent en deux parties distinctes : un forfait kilométrique et des frais annexes (remboursés sur justificatifs).
1. Votre Forfait Kilométrique
Ce forfait est calculé en fonction de la distance la plus courte entre Carcassonne (mon point de départ) et le lieu de votre séance, via Google Maps. Il inclut :
Le coût du carburant et de l'usure de mon véhicule : 0.70 € par kilomètre.
Une compensation pour mon temps de trajet : 0.40 € par kilomètre.
Le tarif est clair : Cela représente un total de 1.10 € par kilomètre parcouru au-delà des 25 km offerts.
Comment ça marche ?
Je calcule la distance aller simple (du point A au point B) en kilomètres via Google Maps.
Je détermine la distance aller excédentaire en soustrayant 25 km de cette distance aller simple.
Je multiplie cette distance aller excédentaire par 2 pour obtenir la distance aller-retour excédentaire.
Enfin, je multiplie cette distance aller-retour excédentaire par 1.10 € pour obtenir le coût total de votre forfait kilométrique.
Exemple concret : Pour un déplacement de 120 km aller simple (selon Google Maps) :
Distance aller excédentaire : 120 km−25 km=95 km.
Distance aller-retour excédentaire : 95 km×2=190 km.
Votre forfait kilométrique sera de : 190 km×1.10 €/km=209.00 €.
2. Vos Frais Annexes (sur justificatifs)
Ce sont des dépenses spécifiques que j'avance pour la réalisation de la prestation et que vous me remboursez sur présentation de preuves. C'est important de savoir que ces montants ne sont pas soumis à la TVA et ne sont pas considérés comme un service additionnel.
Les principaux frais annexes peuvent inclure :
Stationnement : Le coût des parkings.
Autoroute : Les frais de péage.
Repas : Le coût de mes repas si la prestation le justifie.
Hôtel : Le coût de l'hébergement si la mission s'étend sur une ou plusieurs nuits.
Exemples Concrets de Calcul pour Vos Déplacements
Pour vous aider à estimer, voici quelques exemples types :
Exemple 1 : Séance photo locale d'une journée (35 km aller selon Google Maps)
Distance aller excédentaire : 35 km−25 km=10 km.
Distance aller-retour excédentaire : 10 km×2=20 km.
Forfait Kilométrique : 20 km×1.10 €/km=22.00 €.
Frais Annexes (avec justificatifs) : Stationnement (12 €) + Repas (18 €).
Total de vos frais de déplacement : 22.00 €+12 €+18 €=52.00 €.
Exemple 2 : Mariage avec nuitée (210 km aller selon Google Maps)
Distance aller excédentaire : 210 km−25 km=185 km.
Distance aller-retour excédentaire : 185 km×2=370 km.
Forfait Kilométrique : 370 km×1.10 €/km=407.00 €.
Frais Annexes (avec justificatifs) : Péages (25 €) + Repas (41 €) + Hôtel (85 €).
Total de vos frais de déplacement : 407.00 €+25 €+41 €+85 €=558.00 €.
Exemple 3 : Shooting urbain proche (60 km aller selon Google Maps)
Distance aller excédentaire : 60 km−25 km=35 km.
Distance aller-retour excédentaire : 35 km×2=70 km.
Forfait Kilométrique : 70 km×1.10 €/km=77.00 €.
Frais Annexes (avec justificatifs) : Stationnement (28 €).
Total de vos frais de déplacement : 77.00 €+28 €=105.00 €.
Comment sont gérés les frais de déplacement ?
Une facturation claire et séparée
Pour une transparence totale, vos frais de déplacement sont toujours détaillés séparément sur votre facture finale. Ils apparaîtront dans une section dédiée, distincte du coût de ma prestation photographique.
Je vous indiquerai le calcul précis de votre forfait kilométrique (ex: "X km A/R excédentaires @ 1.10 €/km, incluant carburant, usure du véhicule et temps de déplacement") et listerai chaque frais annexe avec son montant exact (ex: "Péages : X €", "Repas : Y €"). Les copies des justificatifs seront toujours jointes.
Pour les déplacements de plus de deux jours : un devis préalable
Si votre projet nécessite un déplacement de plus de deux jours, je vous enverrai un devis spécifique pour les frais de déplacement avant de m'engager. Pourquoi ? Parce que ces missions impliquent souvent des coûts plus importants (plus de nuits d'hôtel, plus de repas, etc.), et je veux que vous ayez une estimation précise dès le départ.
Ce devis détaillera les estimations pour :
Le forfait kilométrique.
Les nuits d'hôtel prévues.
Les repas.
Les péages.
Tout autre frais spécifique (ex: transports sur place, parking spécifique).
Même avec ce devis, les frais annexes (hôtel, repas, péages) seront remboursés sur la base des justificatifs réels une fois la prestation terminée. Le devis sert de cadre de référence et d'accord initial, mais la facture finale reflétera les dépenses exactes.
Votre "Récapitulatif des Frais de Déplacement"
Pour votre confort, je regroupe toutes ces informations dans un document unique et clair : un "Récapitulatif des Frais de Déplacement". Ce document, joint à votre facture, détaille :
Le calcul de votre forfait kilométrique.
La liste précise de tous les frais annexes (avec la mention "sur justificatif").
Le total général des frais à rembourser.
Ce récapitulatif est votre garantie d'une gestion professionnelle, transparente et juste de vos frais de déplacement.
J'espère que cette explication détaillée vous est utile !
N'hésitez pas si vous avez la moindre question, je suis là pour y répondre.